Quando conosco persone nuove, magari durante un aperitivo nei rari casi in cui sono in libera uscita, già so che avremo questa conversazione:
NUOVA PERSONA: “Che lavoro fai?”
IO: “Organizzo matrimoni”
NP: “Mamma mia, che bel lavoro!”
IO: “Si, molto bello. Mi diverto tanto anche se a volte è un pò pesante gestire tutta la parte di ansia e stress”
NP: “Immagino… E senti, ma di cosa di occupi in particolare?”
A questo punto, io do un paio di indicazioni generiche, la nuova persona capisce che non sistemo fiori e non faccio fiocchi, ma mi occupo di appuntamenti, fogli excel e budget, e un pò di brilluccichio nei suoi occhi svanisce.
Vedo già nel suo cervello il formarsi di un pensiero:” A ecco, quindi è un lavoro normale. Che noia… Sono già finite le patatine?”.
A sua discolpa, posso sicuramente dire che per molti anni la figura della wedding planner è stata raccontata attraverso programmi televisivi, che hanno sempre mostrato solo una piccola parte del lavoro reale, quella appunto che riguarda abiti, fiori e partecipazioni.
Inoltre nella percezione comune la wedding planner è associata all’idea di un matrimonio lussuoso o molto scenografico, quasi un lusso che serve solo ad un certo tipo di matrimonio, ossia quello ad alto budget.
In realtà il lavoro della wedding planner è un lavoro-contenitore: sulla scatola fuori c’è scritto Wedding Planner, ma se alzi il coperchio trovi un’infinità di lavori compresi sotto quell’unica etichetta. Tranquilla, non ti farò un elenco (che tanto non serve a niente, e sarebbe pure parziale).
Ma sicuramente posso dirti che abbiamo due macro aree: se da un parte c’è tutto quello che riguarda l’organizzazione, la pianificazione e la gestione di un evento complesso come la giornata di un matrimonio, dall’altra parte invece c’è una sfera emotiva-sentimentale che non viene mai considerata e che invece è importante gestire son da subito.
Organizzare un matrimonio significa coordinare fornitori diversi, prendere decisioni economiche, gestire tempi e logistica, ma anche accompagnare una coppia in un percorso che li porterà alla realizzazione di un evento che cambierà la loro vita, fatto di scelte e compromessi, in cui le due famiglie di origine, volenti o nolenti, avranno un ruolo fondamentale.
Per questo motivo la wedding planner non è solo una figura creativa, ma anche una professionista che lavora sulla struttura dell’evento e su tutta una gamma di emozioni che questo genera in chi ne prende parte, in primis gli sposi.
Cosa fa davvero una wedding planner
Il lavoro della wedding planner inizia all’incirca un anno (e qualche mese) prima del giorno del matrimonio.
Una parte importante del lavoro consiste nella fase di progettazione, durante la quale si definiscono gli elementi fondamentali dell’evento:
- budget
- priorità della coppia
- stile del matrimonio
- scelta della location
- selezione dei fornitori
A partire da queste basi viene costruita una struttura organizzativa ed estetica che permetterà al matrimonio di funzionare in modo fluido, definendolo anche da un punto di vista di stile, tema e mood.
Dopo una prima fase di progettazione, abbiamo una fase di pianificazione, in cui i due ambiti, organizzativo ed estetico, vanno di pari passo.
Da un lato ci sono una serie di aspetti pratici come:
- gestione del budget
- coordinamento dei fornitori
- pianificazione della giornata
- gestione degli imprevisti
Dall’altro invece invece diventa fondamentale capire quale emozioni si vuole raccontare ai proprio ospiti e in che modo si vuole raccontarla. Bisogna quindi scegliere uno stile, ideare una moodboard e scegliere una palette colori. Qualche coppia opta anche per un tema, da sviluppare e riportare in tutti i dettagli del matrimonio.
Come lavora una wedding planner durante l’organizzazione
Il lavoro della wedding planner è fatto di molte attività diverse, spesso invisibili agli occhi degli ospiti.
Durante i mesi di preparazione la planner si occupa di:
- costruire una rete di fornitori coerente con il progetto
- coordinare le comunicazioni tra i diversi professionisti
- verificare che il budget venga rispettato
- pianificare la timeline della giornata
Tutto questo serve a trasformare un insieme di elementi separati in un evento armonioso.
In uno dei prossimi articoli vedremo in dettaglio come lavora una wedding planner durante l’organizzazione del matrimonio, dal primo incontro fino al giorno dell’evento.
Quando ha senso coinvolgere una wedding planner
Sempre! Dici che sono di parte?
Ma adesso provo a spiegarti il mio punto di vista.
Inizio con il dire che non tutti i matrimoni hanno le stesse esigenze organizzative. Numero di invitati, disponibilità di tempo e di budget, residenza degli sposi, logistica dell’evento: questi sono solo alcuni dei fattori che caratterizzano un matrimonio.
Ma tutti i matrimoni hanno esigenze organizzative, di pianificazione e di gestione.
Se stai pensando ad un matrimonio con 200 invitati, la pianificazione di tutto l’evento e la scelta dei fornitori dovrà essere (quasi) maniacale. Leggi la storia di Gabriel e Giorgia e dei loro 200 invitati.
Se decidi di sposarti a 200 km dalla tua città, la logistica avrà un peso importante e il coordinamento degli orari e dei percorsi dovrà essere studiato in tutti i dettagli.
Se invece il tuo sogno è un pic nic con 20 persone in un parco, i dettagli e l’accoglienza saranno il punto da curare. Qui trova la storia di Danilo e Noemi e del loro matrimonio intimo.
Come vedi, c’è sempre bisogno di una figura professionale ed esterna che possa gestire le necessità specifiche di un ogni matrimonio.
Le figure che lavorano nell’organizzazione di un matrimonio
Quando si inizia a organizzare un matrimonio si incontrano diverse figure professionali che lavorano, in modi differenti, alla realizzazione dell’evento.
Per molti sposi questi ruoli non sono sempre chiari e spesso vengono confusi tra loro. In realtà ognuno ha responsabilità e ambiti di intervento molto specifici.
Comprendere la differenza tra queste figure aiuta a capire chi si occupa di cosa e quale tipo di supporto si desidera avere durante l’organizzazione.
Tra le figure più presenti nel mondo dei matrimoni troviamo:
- wedding planner
- coordinatore del giorno del matrimonio
- location manager
- direttore della location
Vediamole più nel dettaglio.
Wedding planner
La wedding planner è la figura che accompagna la coppia durante l’intero processo di organizzazione del matrimonio.
Il suo lavoro inizia molto prima del giorno dell’evento e riguarda la progettazione complessiva del matrimonio: definizione del budget, scelta della location, selezione dei fornitori, costruzione della timeline e coordinamento di tutte le figure coinvolte.
In altre parole, la wedding planner lavora sulla visione generale del matrimonio, aiutando gli sposi a trasformare un’idea in un progetto coerente e realizzabile.
In un approfondimento dedicato vedremo cosa fa concretamente una wedding planner durante i mesi di organizzazione, analizzando tutte le fasi del lavoro.
Coordinatore del giorno del matrimonio
Il coordinatore del giorno del matrimonio interviene invece nella fase finale del percorso organizzativo.
Questo servizio è pensato per le coppie che hanno organizzato il matrimonio in autonomia, ma hanno capito che il giorno del matrimonio vogliono essere semplicemente gli sposi e godersi quel momento tanto atteso, senza doversi preoccupare di coordinare fornitori, tempi e momenti della giornata o senza dover affidare queste incombenze a parenti e amici.
Il coordinatore verifica che tutto ciò che è stato progettato nei mesi precedenti venga realizzato correttamente e che la giornata scorra senza intoppi.
In un articolo dedicato approfondiremo in cosa consiste il coordinamento del giorno del matrimonio e quando può essere la scelta più adatta per una coppia.
Location manager
Il location manager è la figura che si occupa della gestione operativa della location.
Il suo compito principale è garantire che gli spazi della struttura vengano utilizzati correttamente e che le attività legate al ricevimento rispettino le regole della location.
Lavora quindi principalmente su aspetti come:
- gestione degli spazi
- logistica interna della struttura
- coordinamento con i servizi della location
Il suo ruolo è legato alla struttura che ospita il matrimonio, non all’organizzazione complessiva dell’evento.
In un futuro approfondimento vedremo qual è il ruolo del location manager durante un matrimonio e come si relaziona con gli altri professionisti coinvolti.
Direttore della location
Il direttore della location è la figura che rappresenta la struttura dal punto di vista gestionale e commerciale.
È spesso la persona con cui gli sposi entrano in contatto durante le prime fasi della scelta della location e che segue la definizione del contratto e dei servizi offerti.
Il suo ruolo riguarda quindi la gestione della struttura e dell’offerta della location, più che l’organizzazione complessiva del matrimonio.
Durante l’evento può essere presente per supervisionare il funzionamento della struttura, ma non si occupa della progettazione o del coordinamento generale dell’evento.
In un articolo dedicato analizzeremo quale ruolo ha il direttore della location e quali sono le sue responsabilità durante un matrimonio.
Figure diverse, obiettivi diversi
Queste figure lavorano spesso nello stesso evento, ma con responsabilità differenti.
- la wedding planner progetta e coordina l’intero matrimonio
- il coordinatore del giorno gestisce lo svolgimento della giornata
- il location manager si occupa della logistica della struttura
- il direttore della location rappresenta e gestisce la struttura stessa
Conoscere queste differenze permette agli sposi di orientarsi meglio nel mondo dell’organizzazione del matrimonio e di capire quale tipo di supporto desiderano avere.
Il valore invisibile del lavoro di una wedding planner
Una parte importante del lavoro della wedding planner non si vede.
Riguarda la gestione degli imprevisti, la capacità di prendere decisioni rapide e l’attenzione ai dettagli che permettono alla giornata di scorrere senza intoppi.
Molti sposi si rendono conto del valore di questo lavoro solo dopo il matrimonio, quando riguardano la giornata con maggiore lucidità.
Il compito della wedding planner è proprio questo: costruire le condizioni perché gli sposi possano vivere il loro matrimonio senza doversi occupare della macchina organizzativa che lo sostiene.
Quanto costa una wedding planner
Uno degli aspetti che incuriosiscono di più gli sposi riguarda naturalmente il costo.
Il compenso di una wedding planner può essere calcolato in diversi modi:
- tariffa fissa
- percentuale sul budget
- costo specifico per il coordinamento del giorno
Il valore del servizio dipende da molti fattori, tra cui il tipo di supporto richiesto e la complessità dell’evento.
In un approfondimento dedicato analizzeremo quanto costa una wedding planner e come viene calcolato il compenso.
Conclusione
La wedding planner non è una figura che interviene solo nella fase finale dell’organizzazione o nella parte estetica del matrimonio.
Il suo lavoro riguarda soprattutto la costruzione della struttura dell’evento: pianificare, coordinare e organizzare.
Ma ha anche il compito di guidare gli sposi lungo tutto il percorso, aiutandoli a rispettare il budget e a prendere decisioni in linea con il progetto studiato nella prima fase.
Detta così, sembra difficile.
Fidatevi, che lo è anche di più!
FAQ
Cosa fa concretamente una wedding planner?
Una wedding planner si occupa della progettazione, organizzazione e coordinamento del matrimonio, aiutando la coppia a gestire fornitori, budget e tempi dell’evento.
Quando conviene assumere una wedding planner?
Sempre. Ogni matrimonio ha le sue caratteristiche: budget, numero invitati, stile, difficoltà e priorità. Ma tutti i matrimonio meritano attenzione e cura nella pianificazione, nell’organizzazione e nel coordinamento.
La wedding planner organizza tutto il matrimonio?
Dipende dal servizio scelto. Alcune coppie richiedono un’organizzazione completa, mentre altre preferiscono un supporto limitato al coordinamento del giorno del matrimonio, alla parte estetica o agli allestimenti. Altri invece optano per un servizio su misura.
Quanto costa una wedding planner?
Il costo varia in base al tipo di servizio richiesto e alla complessità dell’evento. In genere può essere una tariffa fissa oppure una percentuale del budget del matrimonio.
