Lo avrai letto ovunque: le partecipazioni sono il biglietto da visita del vostro matrimonio.
Con la grafica, il tipo di carta, lo stile e i colori anticiperai ai tuoi ospiti l’atmosfera che caratterizzerà il tuo matrimonio.
Differenza tra invito e partecipazione
Ti anticipo subito una delle cose più importanti da sapere: c’è differenza tra invito e partecipazione.
Vado al punto.
Partecipazione:
- Scopo: annunciare il matrimonio
- Per chi è: un gruppo ampio di familiari, amici e conoscenti
- Cosa c’è scritto: nome degli sposi e informazioni per la sola cerimonia
Invito:
- Scopo: invitare alla cerimonia e al successivo ricevimento
- Per chi è: per le persone invitate anche al ricevimento
- Cosa c’è scritto: nome degli sposi, informazioni per la cerimonia e per il ricevimento; è inclusa anche una richiesta di conferma entro una data precisa.
Una volta la tradizione prevedeva che ai conoscenti degli sposi e delle loro famiglie si desse la sola partecipazione. Ad esempio, alla vicina di casa della nonna, all’amica della mamma, o ai colleghi di lavoro dei genitori. Era un modo per annunciare il matrimonio, senza però raggiungere numeri astronomici per il ricevimento.
Oggi il matrimonio ha perso quel valore sociale per le famiglie di provenienza e sono gli sposi a gestire ogni cosa. Questa usanza quindi si è persa (anche se in alcune regioni ancora resiste) e si preferisce unire partecipazione e invito, con un approccio più informale e diretto.
Perché le partecipazioni sono importanti
Spesso si pensa che le partecipazioni siano solo un gesto formale, a volte quasi inutile. Basta mandare un messaggino o al limite fare una telefonata, per avvisare tutti.
In realtà rappresentano il primo contatto tra voi e i vostri ospiti con l’evento che state costruendo.
Oltre le informazioni base, come data, luogo e orario (ti metto l’elenco nel prossimo paragrafo), potrai aggiungere tutti i dettagli per te importanti, come dress code o link al sito.
Una partecipazione studiata nei dettagli comunica attenzione e rispetto verso chi riceverà l’invito, facendo già percepire la cura con cui state organizzando il matrimonio.
Cosa scrivere nelle partecipazioni
La regola è chiarezza e armonia.
Dovrai inserire tutte le informazioni fondamentali per partecipare al matrimonio, senza le quali gli ospiti non potranno letteralmente arrivare alla cerimonia e alla location.
Stai attenta però nello scegliere font e colori: senza chiarezza e leggibilità la partecipazione è inutile.
Non riempirla di decorazioni, segni grafici e altri elementi: deve esservi equilibrio tra spazio vuoto e spazio pieno (si capisce che ho un passato da graphic designer?)
La regola è chiarezza e armonia. Lo riscrivo che è sempre utile!
I dati imprescindibili sono:
- Nomi degli sposi;
- Data e ora del matrimonio;
- Luogo della cerimonia e, se diverso, luogo del ricevimento;
- Indicazioni per confermare la presenza (RSVP), con numero di telefono o mail;
Senza queste informazioni, i tuoi ospiti non potranno raggiungerti.
Che orario mettere?
Sta andando sempre più di moda, segnare sulla partecipazione l’orario in cui arrivare, non quello di inizio della cerimonia.
In linea generale è una cosa che ha un suo senso e che può avere dei risvolti positivi. In questo modo però agli arriva un messaggio che non è corretto.
Se insieme all’orario non viene data alcuna specifica, la maggior parte degli ospiti riceverà un messaggio non chiaro, non sapendo se l’orario sia quello di arrivo consigliato o di inizio cerimonia.
Ti faccio un esempio.
A settembre ho coordinato un matrimonio con cerimonia religiosa. L’orario di inizio era fissato per le 16.00. Sulle partecipazioni gli sposi avevano scritto 15.30, senza specificare nulla. Gli ospiti hanno iniziato ad arrivare alle 15.15.
Per noi fornitori questo è stato un problema.
Eravamo in una chiesa in centro a Roma, stracolma di turisti. Il timing era stato concordato insieme al priore sull’orario di inizio cerimonia ed ogni minuto era prezioso per poter gestire al meglio i turisti, i fornitori e gli ospiti. Il maggior disagio è stato proprio per questi ultimi. Faceva caldo fuori, ma loro non potevano entrare, proprio perché la chiesa era piena di turisti. Hanno dovuto aspettare per 45 minuti in strada, sotto il sole.
Ti racconto questa piccola storia solo per ragionare insieme.
Spendendo due righe in più sulla partecipazione, eviterai sicuramente incomprensioni!
Puoi usare frasi tipo:
- “Aspetteremo insieme l’arrivo della sposa dalle 15.30 in poi…”
- “La cerimonia inizierà alle 16.00, ma vi preghiamo di arrivare dalle 15.45 per…”
IBAN sì o no?
Tema spinoso ma molto attuale.
Negli ultimi anni si è diffusa l’abitudine di inserire l’IBAN nelle partecipazioni per agevolare chi desidera fare un regalo in denaro.
Ti dirò subito che io sono favorevole: lo trovo utile e comodo, fa risparmiare molto tempo agli invitati ed evita per voi sposi regali inutili. Non credo che sia offensivo sottintendere che chi verrà al matrimonio ti porterà un regalo. D’altro canto, se un invitato vuole regalarti qualcosa di specifico lo farà a prescindere dalle vostre indicazioni (fidati, mi è capitato).
Ogni coppia però ha i propri valori ed è una scelta da valutare con attenzione.
In linea generale, potremmo dire:
– Sì all’iban nelle partecipazioni
Se il matrimonio è intimo e informale, tra persone con cui avete confidenza.
Se scegliete uno stile ironico o leggero, accompagnato da una frase dedicata.
– No all’iban nelle partecipazioni
Se preferite mantenere un tono elegante e tradizionale.
Il mio consiglio da Wedding Planner
Fai realizzare un cartoncino separato da inserire nella busta con l’invito e la partecipazione.
- Puoi decidere così di inserirlo solo in alcuni inviti, per gli amici più stretti o i parenti più giovani.
- Se altri invitati chiederanno informazioni in merito, potrai fargli avere questo cartoncino con tutte le indicazioni scritte.
Quante partecipazioni ordinare
Può sembrare banale, ma è uno degli errori più frequenti: si tende a ordinarne troppe o troppo poche.
La regola generale è:
- una partecipazione per nucleo familiare (genitori + figli che vivono nella stessa casa)
- una partecipazione per i figli che non vivono più in famiglia
- una partecipazione per le coppie conviventi
- una partecipazione per i single,
- una partecipazione a testa per le coppie non conviventi;
A queste vanno aggiunte una decina copie di scorta per eventuali inviti dell’ultimo minuto (se hai difficoltà a fare la lista degli invitati, qui trovi una piccola guida e anche qui trovi qualcosa che ti aiuterà) e alcune copie per voi, da conservare come ricordo o per l’album fotografico.
Ricorda che stampare in seguito poche copie ha un costo in percentuale molto più elevato.
Partecipazioni digitali o cartacee?
Entrambe le opzioni sono valide, ma rispondono a esigenze diverse. Molto dipende dallo stile del matrimonio e anche dal budget che hai previsto per il coordinato grafico.
E’ innegabile che le partecipazioni cartacee hanno diversi punti a favore:
- Trasmettono cura e attenzione verso l’ospite e verso l’evento che stai organizzando
- Sono un ricordo tangibile, che quasi sempre tutti conservano
- Permettono di giocare con texture, rilievi, sigilli e materiali preziosi
Di contro però è anche bello stare al passo con i tempi e lasciare spazio al nuovo. In questo le partecipazioni digitali ci aiutano tantissimo.
- Sono più economiche e sostenibili
- Possono includere QR code, mappe interattive e link per RSVP digitali.
- Si hanno sempre nel cellulare, a portata di mano
Come dicevano i latini “in medio stat virtus”.
Se siete in dubbio tra queste due opzioni, potete adottare una soluzione ibrida: partecipazioni cartacee per i familiari e gli amici più stretti, digitali per chi vive lontano e per i conoscenti.
Cosa scrivere sulla busta
Anche la busta merita attenzione. Se da un lato deve essere coordinata nel colore e nello stile con la partecipazione, dall’altro deve contenere più di un cartoncino, delle piccole decorazioni, come i sigilli in ceralacca, dei fiori secchi, dei nastri o dei ciondoli. Deve essere quindi anche resistente.
Ci sono regole abbastanza precise che possono guidarti su cosa scrivere sulla busta.
L’importante è decidere se vuoi mantenere uno stile più formale o più informale.
Se opti per il primo, dovrai utilizzare il cognome che rappresenta la famiglia e poi i nomi di battesimo dei componenti; per le coppie conviventi puoi scrivere nome e cognome di entrambi.
Per uno stile più amichevole invece puoi limitarti ai nomi di battesimo delle varie persone che compongono la famiglia.
Come regola generale, evita di scrivere abbreviazioni o formule impersonali.
Attenzione a chi indirizzi l’invito. Qualsiasi stile sceglierai, cerca di essere il più chiaro possibile per evitare di ritrovarti con più persone di quelle preventivate.
Puoi anche pensare di far calligrafare a mano gli indirizzi, oppure di far stampare le buste. Il risultato finale sarà sicuramente raffinato e di grande impatto, ma attenta al budget.
Non scordare che se devi spedire la partecipazione, dovrai aggiungere un’altra busta, che possa essere affrancata e che faccia da protezione a quella coordinata con la partecipazione.
Dettagli utili da aggiungere
Puoi sfruttare al massimo le partecipazioni inserendo le informazioni che vuoi comunicare ai tuoi ospiti, alle quali tieni particolarmente o che possono essere utili per lo svolgimento della giornata.
Ti lascio qualche idea che ho inserito nelle ultime partecipazioni che ho curato:
- Mappa o indicazioni stradali, se la location è isolata o poco conosciuta.
- Informazioni logistiche, come parcheggi o stazioni taxi
- Dress code
- Programma della giornata
- QR code con link al sito, al gruppo WhatsApp dedicato agli invitati o per accedere all’album foto online
- Se il tuo matrimonio prevede momenti diversi in più giornate (come una cena di benvenuto o un brunch il giorno dopo)
Per non appesantire e l’invito e la partecipazione principale puoi aggiungere uno o più cartoncini separati con queste informazioni aggiuntive.
Avrai così anche modo di decidere a chi fare avere le varie informazioni.
Quando inviarle
Forse può sembrare una buona idea inviare le partecipazioni molto in anticipo.
Ma la verità è che, a meno di situazioni particolari, la consegna a mano o l’invio per posta va fatto 3-4 mesi prima del giorno del matrimonio (trovi qui l’elenco mese per mese). Le persone si scordano in fretta di tutto!
Attenzione!
Non sto parlando di annunciare il matrimonio, ma di consegna o invio dell’invito.
Che significa?
Significa che puoi (anzi devi) anticipare a tutti che avete deciso di sposarvi in un periodo specifico dell’anno (basterà indicare il mese o la stagione, se non hai ancora una data) e che seguirà l’invito ufficiale. A questo serve il Save the date (del quale parleremo nel prossimo articolo).
In questo modo i tuoi invitati potranno iniziare a programmare un eventuale viaggio e a chiedere giorni di permesso dal lavoro.
Il mio consiglio da wedding planner
Con le partecipazioni apri ufficialmente le danze!
Quando mandi in stampa le partecipazioni hai già una data e un orario, un luogo per la cerimonia e per il ricevimento, hai uno stile definito, una palette colori o un tema.
Sono il primo passo concreto verso il vostro matrimonio.
Qualsiasi sia la vostra scelta fra le varie opzioni di cui ti ho parlato oggi, devi curare la loro realizzazione.
E per fare questo c’è bisogno di tre cose: tempo, professionalità, esperienza.
Hai visto che non ho menzionato il budget? Perché si può avere una bellissima partecipazione anche con un budget ridotto.
Puoi sicuramente trovare dei template gratuiti online ed utilizzare app di grafica (come Canva), ma questo non ti assicurerà un risultato buono o completo.
Dovrai provvedere alla stampa, alla decorazione (se vuoi aggiungere un nastro o un sigillo in ceralacca), a trovare una busta adeguata.
Aggiungo anche un’altra riflessione. Pensa anche a tutto il resto del coordinato grafico, del quale faccio un elenco in questo post.
Dovrai realizzare anche queste cose, o almeno alcune di queste.
Stai pensando magari a dei libretti cerimonia o ad un cartoncino per le bomboniere; potresti aver bisogno di conetti personalizzati o tag per i gusti della confettata.
Rivolgersi ad un professionista del settore non solo ti garantirà un risultato impeccabile, ma ti farà risparmiare un sacco di tempo e di soldi!
Io mi occupo da ormai 10 anni di partecipazioni e grafica per matrimonio, curando anche gli allestimenti collegati (tableau, mise en place).
Puoi trovare i miei servizi qui.
Scrivimi per fissare una telefonata e parlare insieme di cosa vorresti per il tuo matrimonio!
