Wedding Party: come organizzare la festa che tutti ricorderanno!

Dopo la cerimonia e il ricevimento, arriva uno dei momenti più attesi del matrimonio: la festa.
È il momento in cui si sciolgono le formalità, le scarpe diventano più comode e tutti hanno voglia di rilassarsi e divertirsi un po’!

Ma anche questa parte (direi soprattutto questa parte) richiede una buona dose di pianificazione. Innanzitutto, perché una festa ben organizzata resta nella memoria di tutti, perché è l’ultima cosa che si farà prima dei saluti.

E in seconda battuta, perché in questo momento una buona pianificazione con uno studio dettagliato e curato dei tempi è fondamentale.  

Il rischio qual è? Semplicemente aver finito il tempo prima di poter iniziare!

Gli elementi fondamentali della festa

1. La musica: l’anima della festa

Che si tratti di un DJ, di una band live o di un mix dei due, la musica è ciò che dà energia alla serata.
È importante scegliere un professione capace di adattarsi al mood del matrimonio e al pubblico: un bravo DJ o gruppo non ha solo una buona playlist, ma sa leggere la pista, capire quando cambiare ritmo e coinvolgere tutti, dagli amici più scatenati ai parenti più tranquilli.

CONSIGLIO: prevedi una breve riunione con il DJ o la band per condividere gusti musicali, canzoni da evitare e momenti “clou” (primo ballo, lancio del bouquet, taglio della torta).

2. Luci e atmosfera

Le luci fanno la differenza tra una semplice serata e una festa indimenticabile.
Un’illuminazione dinamica, capace di accompagnare i vari momenti — romantica per i balli lenti, colorata per la pista — aiuta a creare un’atmosfera coerente.

CONSIGLIO: Valuta anche la possibilità di usare luci decorative come fili di microled, lanterne o proiezioni personalizzate: piccoli dettagli che cambiano completamente la percezione dello spazio.

3. Open bar e drink station

L’open bar è spesso il cuore conviviale della festa: un punto d’incontro, una pausa tra un ballo e l’altro, il luogo dove nascono chiacchiere e risate.
Può essere gestito in vari modi, con bartender professionisti, cocktail preimpostati o drink personalizzati, ma dev’essere organizzato con criterio:

• assicurati che sia ben posizionato, in un punto comodo ma non centrale alla pista;
• prevedi una gestione dei consumi chiara;
• non dimenticare alternative analcoliche.

CONSIGLIO: Fondamentale è avere acqua sempre disponibile. Se il vostro servizio open bar non la include, provvedete voi con bottigliette da offrire prima dei saluti.

Come scegliere la musica giusta

Non dar retta a ciò che leggi sui social: non esiste una playlist universale, che faccia ballare te e i tuoi ospiti per tre ore filate. Esiste la musica giusta per il vostro matrimonio. E per trovarla deve farti queste domande:

• Che tipo di energia vuoi per la serata? Preferisci qualcosa di elegante e rilassato oppure vuoi un’atmosfera esplosiva e danzante?
• Qual è la fascia d’età media degli ospiti? Questo dato è importante per capire quali potrebbero essere i loro gusti e cosa vorrebbe sentire.
• Preferisci un accompagnamento live o un DJ set più flessibile? Questa decisione impatterà sia sul budget sia sulla scelta iniziale del fornitore.

CONSIGLIO: individua dei brani e dei musicisti che vuoi assolutamente sentire quella sera e poi confrontati con la banda o il dj che hai ingaggiato per farti guidare.

Altri intrattenimenti da considerare

Oltre alla musica, puoi pensare di inserire alcuni intrattenimenti per gli ospiti che hanno bisogno di riprendere fiato o magari hanno voglia di fare due chiacchere!

• Photobooth o videobooth: per creare ricordi divertenti e avere una raccolta di foto o video da riguardare insieme;
• Angolo sigari o rum: per gli appassionati del genere;
• Corner dolci, midnight snack e confettata: per chi ha voglia di mangiare qualcosa tra un salto e l’altro;
• Spettacoli luminosi o bolle di sapone: per evidenziare dei momenti importanti da sottolineare con la musica.

A cosa fare attenzione nell’organizzazione

Tempi, timing e attese

La festa dovrebbe iniziare al momento giusto.

• Va considerato bene tutto quello che c’è prima, non prevedere un orario di inizio troppo ravvicinato ma neanche troppo tardo.
• Bisogna calcolare quando è previsto il taglio torta e dare tempo agli ospiti di servirsi al buffet dei dolci senza fretta.
• Vanno inseriti i momenti importanti che apriranno le danze: il primo ballo degli sposi, il lancio del bouquet, un flash mob. Non importa cosa sarà, basta che sia pianificato.
• Bisogna conoscere i tempi necessari ai fornitori coinvolti per preparare la pista da ballo e tutti i servizi annessi.
• E, the last but not the list, se la sposa vuole fare un cambio d’abito della sposa per un’entrata in pista d’impatto, andrà quantificato anche questo tempo “vuoto”.

CONSIGLIO: per fare tutto questo, avete bisogno di una wedding planner! 

Spazi

Verifica che la location abbia un’area adeguata per la musica e la danza all’interno della struttura. Nella maggior parte dei comuni, infatti, non è permesso la diffusione di musica dopo un certo orario.

Tenete anche conto del percorso e della distanza che i vostri ospiti dovranno fare per passare dal buffet dolci al dj set!

Extra time

Quasi sempre sei o otto ore (il tempo di ingaggio di un catering) non sono sufficienti. Considerate quindi di mettere già nel preventivo la voce dell’extratime per location e catering.

Per quanto riguarda invece musica e open bar, fate riferimento al vostro timing e informatevi per eventuali ore aggiuntive.

Navette

Se la festa si prolunga fino a notte fonda e ai vostri invitati piace bere, valuta un servizio navetta che comprenda sia l’andata che il ritorno.

E’ un servizio che porta con se una pianificazione più di dettaglio e dei costi in più, ma sarà una gentilezza gradita per chi vorrà usufruirne.

Cosa può far aumentare i costi

Creare un bel Dj set, una pista da ballo e la giusta atmosfera quasi mai rientra nel pacchetto base. La prima cosa da capire è quanto vi interessa questa parte della giornata e investire di conseguenza il vostro budget.

In generale le voci da integrare sono:

• Prolungamento orario (extra time) di location, catering, musicisti e bar
• Allestimenti speciali (luci professionali, consolle DJ, pavimentazione per pista da ballo)
• Servizi aggiuntivi del servizio di open bar
• Staff extra, necessario se la festa coinvolge molti ospiti o dura fino a tardi (guardaroba, sicurezza, addette alle pulizie)

CONSIGLIO: meglio pianificare già in fase contrattuale la possibilità di prolungare la festa, concordando le tariffe in anticipo.

Il mio consiglio da Wedding Planner

La festa dopo il ricevimento non è solo un “dopo”, ma una parte integrante del matrimonio, quella in cui emozione e divertimento si fondono.
Organizzarla con attenzione significa creare un’esperienza che resta impressa non solo nelle foto, ma nei ricordi di tutti.
E se vuoi che tutto fili liscio — tempi, musica, luci, dettagli — hai bisogno di affidarti ad una professionista che coordini ogni aspetto e ti permetta di goderti il momento più spensierato della giornata.

Scrivimi qui e prenota una telefonata lunga il tempo di un caffè!

Insieme capiremo come posso aiutarti ad organizzare una festa di matrimonio perfetta!