Ogni matrimonio è unico, ma ce n’è uno che accomuna quasi tutte le coppie: il desiderio che quella giornata non finisca mai.
Tra emozioni, balli e abbracci, il tempo sembra sempre volare. Ed è proprio qui che entra in gioco un elemento fondamentale dell’organizzazione: l’extra time del matrimonio.
Non sempre ci si pensa in fase di progettazione, ma sapere come funziona l’eventuale estensione dei tempi – dalla location ai fornitori – può fare la differenza tra un finale affrettato e un momento indimenticabile.
Bisogna anche tenere inconsiderazione che l’extratime ha un costo abbastanza importante sia per catering che per location; nel conto poi bisogna inserire anche tutti i fornitori che resteranno fino alla fine con voi. Questo totale potrebbe incidete sulla vostra scelta finale, perché quasi sempre si arriva alla fine dell’organizzazione con tutte le voci del budget già esaurite.
In questo articolo risponderò alle domande più frequenti che gli sposi si pongono sull’extratime, capendo insieme come gestirlo e se veramente dovete preoccuparvene: un aiuto concreto per organizzare la tua giornata con consapevolezza e senza sorprese!
1. Quanto costa l’extratime se finiamo più tardi?
Il costo dell’extratime del matrimonio varia molto in base alla location e ai fornitori coinvolti. In media, molte strutture applicano un supplemento orario che può andare dai 150 ai 500 euro l’ora, a seconda dei servizi inclusi (personale, sicurezza, pulizie…). Per quello che riguarda il catering il costo può variare dai 500 ai 1000 euro l’ora, a secondo di vari fattori.
Per i fornitori come DJ, fotografi o wedding planner, la tariffa dell’extra time viene solitamente definita a parte e inserita nel contratto, quasi sempre è una cifra oraria fissa
Consiglio da wedding planner
Chiedi sempre se è prevista una tariffa forfettaria o un costo a ore. E verifica se ci sono soglie orarie oltre le quali scatta un sovrapprezzo più alto (es. dopo le 2:00 del mattino).
2. Quante ore sono incluse nel prezzo?
Di solito, il pacchetto standard della location copre un arco temporale che va da 8 a 10 ore effettive, calcolate a partire dall’arrivo degli ospiti o dall’inizio dell’aperitivo, mentre per il catering abbiamo un lasso di tempo che va dalle 5 alle 7 ore effettive.
Per il flower designer, dipende molto da che tipo di servizio avete: il flower bar ad esempio richiede 2 persone di staff presenti durante tutto l’evento che andranno via più tardi, se entrate in extratime; se la festa finisce più tardi, il recupero dei materiali avverrà più tardi e quindi potreste dover pagare una quota aggiuntiva.
Nel caso del fotografo o del videomaker, spesso il servizio standard include la giornata fino al taglio torta, mentre per restare fino ai balli potrebbe essere necessario un supplemento.
Consiglio da wedding planner
Chiedi sempre nel dettaglio quante ore di servizio sono comprese e da quando vengono conteggiate, se il recupero materiali è compreso nelle ore di servizio o se c’è la possibilità di dover pagare un extra. Tutto deve essere specificato nel contratto.
3. Cosa succede dopo l’orario concordato?
Dipende dal contratto. Alcune location sono molto flessibili e permettono di sforare di mezz’ora o un’ora senza penali, altre applicano in automatico il costo dell’extratime per ogni ora aggiuntiva.
In assenza di accordi scritti, il rischio è quello di trovarsi con la musica spenta, le luci accese e il personale che inizia a smontare mentre la festa è ancora in corso.
Consiglio da wedding planner
Prevedi già 1-2 ore extra opzionabili da confermare il giorno stesso, per sentirsi più liberi e rilassati.
4. Ci mandano via automaticamente?
Nessuno “manda via” gli sposi in senso letterale, ma se si superano i limiti orari concordati senza aver richiesto l’extra time, alcuni fornitori possono interrompere il servizio: il catering inizia a smontare, il DJ stacca la musica, la luce viene accesa.
Per questo è importante chiarire in anticipo cosa succede oltre l’orario previsto, e se è possibile rimanere pagando un supplemento.
Consiglio da wedding planner
Chiedi sempre se l’orario di fine comprende la mezz’ora che occorrerà a voi sposi per prendere tutte le vostre cose o se questa mezz’ora parte dopo la fine dell’orario (o dell’extratime).
5. Serve un accordo scritto per le ore in più?
Assolutamente sì. Anche se alcune location o fornitori si dichiarano flessibili, l’extra time del matrimonio, così come tutti gli altri accordi, deve essere indicato nel contratto oppure in un documento integrativo.
Un accordo scritto ti tutela sia in caso di necessità sia per evitare incomprensioni. Meglio ancora se prevede:
- Quante ore si possono aggiungere
- Il costo orario o forfettario
- Il preavviso minimo richiesto per attivarlo
Consiglio da wedding planner
Verifica sempre se c’è un orario massimo a cui si può arrivare con l’extratime. Ad esempio, se il termine del matrimonio è fissato per l’una di notte, fino a che ora potete rimanere? Quante ore di extratime potete avere? Molte location ne concedono al massimo due.
6. Per quanto tempo possiamo estendere il servizio della wedding planner?
Ogni wedding planner lavora con orari ben precisi, anche se con grande flessibilità. Di norma, il servizio copre tutta la giornata, dalla preparazione della sposa fino alla fine dell’orario della location.
Se desideri che resti fino alla fine della festa, coordinando anche l’extratime con location e fornitori, è importante inserirlo nel contratto o richiederlo in anticipo.
Consiglio da wedding planner
Alcune planner prevedono già l’extra time come opzione nel preventivo. Chiedi se è previsto un supporto post-evento, ad esempio per raccolta oggetti, gestione ospiti o supervisione dello smontaggio.
7. Cosa succede se il fotografo resta oltre l’orario previsto?
Molti professionisti prevedono un pacchetto “giornata intera”, fino al taglio torta, senza costi aggiuntivi.
Altri invece stabiliscono delle ore di lavoro e scadute queste, hanno un costo orario extra (anche 150 € l’ora).
Consiglio da wedding planner
Se desideri che immortalino i balli, gli show o l’after party, pianificalo per tempo.
8. Posso decidere all’ultimo momento?
Dipende dalla disponibilità della location e dei fornitori. Alcuni accettano richieste di extratime last minute, altri no. In generale, la cosa migliore è pianificare tutto con anticipo. Qualora non fosse possibile, comunica a tutti i fornitori che potrebbe esserci la possibilità di extratime almeno 48 ore prima del matrimonio, anche solo come opzione “di sicurezza”.
Consiglio da wedding planner
Prepara già i relativi pagamenti per tutti i fornitori.
9. È necessario specificarlo nel contratto o bastano accordi verbali?
Gli accordi verbali non sono sufficienti quando si tratta di logistica e costi. È sempre consigliabile inserire l’extra time nel contratto o come clausola opzionale.
Altrimenti, rischi di trovarti a dover decidere sul momento – magari nel pieno della festa – e dover accettare condizioni non concordate in anticipo.
Consiglio da wedding planner
Gl iaccordi verbali non sono mai sufficienti, sia perché possono essere dimenticati da una delle due parti, sia perchè possono essere fraintesi o mal interpretati. Come dicevano i latini: “verba volant, scripta manent”.
In conclusione
Il servizio di extra time matrimonio è una risorsa preziosa per chi desidera vivere la giornata senza fretta, lasciandosi andare fino a tardi, tra musica, emozioni e sorrisi.
Per gestirlo al meglio, ricorda:
- Chiedi sempre quante ore sono incluse nei contratti
- Informati sul costo dell’extratime di ogni fornitore
- Prevedi per tempo accordi scritti o opzioni extra
- Lavora al timing della giornata per avere chiare la situazione
Con una pianificazione attenta e un po’ di margine, potrai goderti ogni istante fino all’ultima nota.
